Studio Amministrativisti: coordinare progetti e attività con le Google Apps

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Lo Studio Amministrativisti, dell'Avvocato Giovanni Valeri, è uno dei punti di riferimento del Diritto Amministrativo in Italia.

Con una sede a Roma, la principale, ed una a Milano e con un gruppo ristretto di circa venti Legali tra i più affermati del settore, assiste clienti primari nel settore delle costruzioni, del commercio e dello sport.

I progetti immobiliari di cui si occupa hanno spesso tempi di realizzazione molto lunghi e coinvolgono numerosi soggetti, privati e pubblici. Organizzare in modo efficiente i documenti e tenere traccia delle scadenze è una vera sfida, cruciale per il buon esito delle operazioni, come pure tracciare e coordinare l'attività di professionisti che operano con ampia autonomia e che formano gruppi di lavoro dinamici, per rispondere in modo ottimale alla necessità che si presentano di volta in volta.

"Dobbiamo innovare per rispondere alle richieste di trasparenza dei nostri clienti"

Avv. Giovanni Valeri, titolare dello Studio Amministrativisti

Nel clima di maggiore pressione competitiva di questi tempi, è fondamentale fornire una rappresentazione chiara e dettagliata del lavoro svolto. E, d'altro canto, la rendicontazione è essenziale per valorizzare a pieno l'attività svolta.

Le Google Apps for Work sono state un elemento fondamentale del rinnovamento informatico e organizzativo dello Studio.

La soluzione avanzata di posta elettronica di Google ha sostituito gli account POP3 semplificando e potenziando enormemente lo smistamento e la ricerca dei messaggi, ancor più con il passaggio alla versione Unlimited con le sue funzionalità di e-Discovery a livello di dominio.

Con l'aggiunta di SharedGroups, di Floreysoft, uno dei moltissimi componenti di terze parti disponibile sul Marketplace di Google, sono state organizzate e vengono mantenute le rubriche condivise.

Drive è oggi la struttura portante dell'archiviazione di ogni genere di documento, nato digitale o acquisito con lo scanner. Drive, oltre tutto, effettua il riconoscimento dei caratteri in qualsiasi file semplificando notevolmente la ricerca all'interno di documenti che non sono nati in formato digitale.

I calendari permettono di seguire facilmente le scadenze e gli impegni dei singoli Professionisti, coordinare le riunioni oltre a rendere più immediata la gestione di risorse comuni come le sale riunioni, che possono essere impegnate direttamente senza coinvolgere la segreteria.

Il dominio Google Apps è, inoltre, usato come sistema di autenticazione, con tutte le sue speciali caratteristiche di sicurezza come l'autenticazione a tre fattori, per il software gestionale e di parcellazione che ICOA ha realizzato ad hoc per le esigenze dello Studio Amministrativisti.

La migrazione al cloud è avvenuta in modo graduale ed è stata accompagnata da interventi formativi per illustrare il funzionamento dei nuovi strumenti e le loro potenzialità aggiuntive. Le soluzioni di Google si sono integrate armonicamente con quelle di altri produttori, senza costringere lo Studio a scelte obbligate o premature, e garantendo pienamente il rispetto degli standard consolidati.

Ma la piacevole sorpresa è certamente venuta per tutti dal miglioramento nel lavoro fuori ufficio e tra sedi diverse, che prima era stato reso possibile con una soluzione terminal server, ma che grazie alle Google Apps è diventato di gran lunga più semplice e produttivo, soprattutto con il pieno supporto dei dispositivi mobili e nelle situazioni di mancanza di rete, grazie alla sincronizzazione off line.

"Avere sempre a portata di mano qualsiasi comunicazione e ogni documento ci permette di dare risposte pronte e di approfondire gli argomenti sul momento, e di offrire così un servizio migliore ai nostri clienti, risparmiando tempo"

Avv. Alfredo Massimo Stoppa, Partner

Il cloud ha risolto anche un'altra delle preoccupazioni dell'Avv. Valeri e dei suoi collaboratori: la protezione dei dati in caso di disastro, inclusa la sottrazione o la distruzione fisica degli apparati.

Google Apps for Work logo

PER LAVORARE IN MODO EFFICIENTE E RISPONDERE ALLE SFIDE DEL MERCATO, LO STUDIO AMMINISTRATIVISTI HA SCELTO:

  • Per organizzare e smistare le comunicazioni elettroniche, Gmail di Google Apps for Work Unlimited, con e-Discovery avanzato
  • Per archiviare e ricercare i documenti, Google Drive, che offre accesso ubiquo, sicurezza e funzioni di ricerca su ogni tipo di documento
  • Per integrare il software gestionale, il dominio Google Apps for Work Unlimited, centralizzando così il sistema di autenticazione, la gestione degli utenti, la memorizzazione dei dati in un archivio comune, protetto e sicuro.

Google Apps for Work logo

Jacopo Rumi

Jacopo Rumi, classe 1970, imprenditore. Maturità Classica, Laurea in Economia e Commercio presso l'Università di Roma La Sapienza nel 1995. Ha vissuto a Roma e per un breve periodo a Parigi e parla inglese come seconda lingua. Docente di informatica presso EFI Banca e Banca d'Italia durante gli studi. Esperienze di formazione professionale all'estero (USA, Lussemburgo). Si è occupato di controllo di gestione (RIMC Italia) come consulente esterno. È il fondatore di ICOA, Informatica Consulenza e Organizzazione Aziendale, che dirige dal 1993. Ulteriori esperienze imprenditoriali nei settori ICT, del marketing e del turismo.